Pengawasan Dan Pengendalian Perusahaan

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PERUSAHAAN

1. Pengawasan

a.      Pengertian

Definisi pengawasan yang dikemukanan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :

Pengawasan manajemn adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan, kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang perlu untuk  menjamin bahawa sumber daya perusahaan dipergunakan dengan xara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan persusahaan._[2]

b.      Proses Pengawasan

Manajemen karya T. Hani Handoko dijelaskan lima tahap dalam proses pengawasan._[3]

Tahap 1 : Penetapan Standar

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukur yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk standar yang umum adalah:

1.    Standar-standar fisik, meliputi kualitas barang, jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.

2.    Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dam mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

3.      Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

Tahap 2 : Penetuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Tahap kedua dalam pengawasan ini adalahmenentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Ada berbagai cara unutk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:

1.      Pengamatan (observasi)

2.      Laporan-laporan, baik lisan maupun tulisan.

3.      Metoda-metoda otomatis

4.      Inspeksi, pengujian (test)

Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan Kegiatan dengan Standard dan Analisa Penyimpangan

Tahap krisis dari pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walapun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas  dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penimpangan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.

Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Bila hasil analisa menujukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi bisa berupa:

1.      Mengubah standar mula-mula

2.      Mengubah ukuran pelaksanaan.

3.      Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpratasikan penyimpangan-penyimpangan.

c.       Macam-Macam Pengawasan

Didalam buku Prinsip-Prinsip Manajemen karangan George R. Terry pengawasan terbagi atas  4, yaitu:

1.      Pengawasan produksi, yaitu agar hasil produksi sesuai dengan permintaan/pemuasan langganan dalam jumlah, harga, waktu dan servis.

2.      Pengawasan persediaan, yaitu menjamin tersedianya bahan dalam jumlah, harga, waktu yang tepat sehingga proses produksi tidak terganggu.

3.      Pengawasan kualitas, yaitu menjamin agar kualitas hasil produksi, bahan dan bahan proses memenuhi ukuran-ukuran standar yang telah ditentukan.

4.      Pengawasan ongkos, yaitu menjamin agar produksi/operasi dijalankan dengan ongkos minimum sesuai dengan standar.

Sementara itu didalam buku Manajemen karya T. Hani Handoko pengawasan dibagi dalam tiga tipe dasar, yaitu:

1.      Pengawasan pendahuluan.

2.      Pengawasan”concurrent.

3.      Pengawasan umpan balik.

Pengawasan pendahuluan (feedforward control) dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau  penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi.

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, screening control, atau “berhenti-terus”. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat-syarat harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan.

Pengawasan umpan balik(feedback control) juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana dan penemnuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan dating. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

d.      Pentinganya Pengawasan

Faktor-faktor yang menyebabkan pentingnya pengawasan adalah:

1.      Perubahan yang selalu terjadi baik diluar maupun didalam organisasi, memerlukan perencanaan dan tentu saja pengawasan.

2.      Kekompleksan organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi pengawasan.

3.      Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan pengawasan dan pembenahan.

f.        Sistem Pengawasan Manajemen

Sistem ini ditemukan oleh R.N. Anthony, dari Harvar Business School. Pengawasan manajemen merupakan proses dengan mana manajemen dijamin mendapatkan serta sumber daya secara efesien dan efektif dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi.

Pengawasan manajemen ditunjang oelh pengawasan operasional. Pengawasan manajenem terdiri dari kegiatan-kegiatan: (a) membuat anggaran, (b) merencanakan arah staff, (c) menentukan pelaksana, (d) merencanakan modal kerja, (e)membuat program pengiklanan, (f)menentukan proyrk penelitian, (g)memilih perbaikan produk, (h)memutuskan penyusunan kembali pabrik, (i)memutuskan investasi rutin, (j) membuat pedoman pengambilan keputusan pengawasan oprasional, (k)mengukur, menilai dan memperbaikihasil oprasi manajemen.

Sedang pengawasan oprasional terdiri dari:

1.      Pengawasan usaha menarik karyawan.

2.      Pelaksanaan kebijakan.

3.      Mengawasi pemberian kredit penjualan.

4.      Mengawasi periklanan.

5.      Menjadwalkan produksi.

6.      Mengawasi persediaan.

7.      Mengukur, menilai, memperbaiki efisiensi karyawan.

g.        Tujuan Dari Fungsi Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:

·           Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan lingkungan eksternal.Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan.

·           Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.

·           Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya pengawasan.

·           Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

2. Pengendalian

a. Pengertian dan Tujuan Pengendalian

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan.

Tujuan pengendalian :

1.      Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.

2.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.

3.      Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

b. Asas – Asas Pengendalian

·         Asas tercapainya tujuan

Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

·         Asas efisiensi

Pengendalian itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.

·         Asas tanggung jawab pengendalian

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.

·         Asas pengendalian terhadap masa depan

Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

·         Asas pengendalian langsung

Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.

·         Asas refleksi rencana

Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

·         Asas penyesuaian dengan organisasi

Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi

·         Asas pengendalian individual

Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.

·         Asas standar

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

·         Asas pengendalian terhadap strategi

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

·         Asas pengecualian

Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.

·         Asas pengendalian fleksibel

Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

·         Asas peninjauan kembali

Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

·         Asas tindakan

Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan actuating.

c. Jenis – Jenis Pengendalian

·         Pengendalian karyawan, ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.

·         Pengendalian keuangan, ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan.

·         Pengendalian produksi, ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

·         Pengendalian waktu, ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak.

·         Pengendalian teknis, ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

·         Pengendalian kebijaksanaan, ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.

·         Pengendalian penjualan, ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

·         Pengendalian inventaris, ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

·         Pengendalian pemeliharaan, ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris kantor dipelihara dengan baik atau tidak, jika rusak apakah masih bisa diperbaiki atau tidak.

d. Proses dan Cara – Cara Pengendalian

Langkah-langkah proses pengendalian :

·         Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

·         Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

·         Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

·         Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana

Cara-cara pengendalian

• Pengawasan langsung, pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
• Pengawasa tidak langsung, pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan.
• Pengawasan berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung.

e.   Sifat dan Waktu Pengendalian

Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :

1.             Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya.

Cara melakukannya:

·         Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan

·         Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu

·         Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan

·         Mengorganisasi segala macaam kegiatan

·         Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap  karyawan

·         Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan

·         Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan

2.             Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang.

Cara melakukannya:

·         Membandingkan antara hasil dengan rencana

·         bMenganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya

·         Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya

·         Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada

·         Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana

·         Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau education

3.             Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.

4.             Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.

5.             Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan  yang ada dilaksanakan dengan baik.

6.             Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

f. Macam – Macam Pengendalian

·         Internal control, pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.

·         External contro, pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.

·         Formal control, pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.

·         Informal control, penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung.

g. Alat – Alat Pengendalian

1.     Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.

2.      Non-Budget

Alat pengenalian non budget:

a.      Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.

b.      Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.

c.       Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan Income Statement (neraca rugi laba).

d.      Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.

e.       Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.

f.        Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan.

Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

DAFTAR PUSTAKA

Reksohadiprodjo Sukanto, Dasar- Dasar Manajemen, BPFE-Yogyakarta: Yogyakarta, 1992.

Handoko T. Hani, Manajemen, BPFE, Yogyakarta: Yogyakarta, 1986.

Terry  George R. Prinsip-Prinsip Manajemen, Bumi Askara: Jakarta 1993

---

[1] Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar- Dasar Manajemen, BPFE-Yogyakarta: Yogyakarta, 1992, hal 63.

[2] T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE, Yogyakarta: Yogyakarta, 1986, hal 360.

[3] T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE, Yogyakarta: Yogyakarta, 1986, hal 363.

[4] Koont & O’Donnell, op,cit., hal. 588-591.